De l'e-mail à la tâche : ne rien perdre de ce qu'on vous demande

Pourquoi les demandes se perdent

Un e-mail peut contenir trois choses à la fois : une information, une question et une demande cachée au troisième paragraphe. Quand vous le lisez vite, vous retenez l'information et la demande passe inaperçue.

Le problème s'aggrave quand vous utilisez la boîte de réception comme liste de choses à faire. Vous laissez les e-mails « à traiter » marqués comme non lus, et de nouveaux arrivent qui les poussent vers le bas. Deux jours plus tard, l'e-mail important est en page trois.

La solution n'est pas de lire moins ni de répondre plus vite, mais de séparer deux travaux : lire l'e-mail et faire ce qu'il demande.

Trois décisions pour chaque message

Quand vous ouvrez un e-mail, décidez de son sort avant de passer au suivant. Trois options suffisent :

• Fait. Il ne demande rien ou vous l'avez déjà réglé. Il sort de la boîte de réception.
• Plus tard. Vous devez le revoir, mais pas maintenant. Reportez-le à un jour précis.
• Tâche. Il demande une action que vous ne ferez pas maintenant. Transformez-le en tâche ou en micro-tâche.

Si une demande se règle en deux minutes, faites-la et marquez l'e-mail comme fait. Sinon, transformez-la en tâche : ne la laissez pas dans la boîte de réception en guise de rappel.

Comment rédiger une tâche issue d'un e-mail

Une bonne tâche peut se faire sans relire l'e-mail en entier. Trois astuces :

1. Commencez par un verbe. « Envoyer le devis à Pau » vaut mieux que « Devis Pau ».
2. Indiquez la date qu'on vous a demandée, pas celle qui vous arrangerait.
3. Reliez l'e-mail d'origine. Quand vous ferez la tâche, vous aurez la demande exacte, les pièces jointes et tout le fil.

C'est le lien qui fait gagner le plus de temps. Sans lui, la tâche est un titre ; avec lui, c'est la demande complète.

Les demandes qui n'en ont pas l'air

Les demandes explicites (« tu peux m'envoyer le contrat ? ») sont faciles à repérer. Les plus difficiles sont celles qui n'ont pas de point d'interrogation :

• « On avait convenu que vous l'auriez pour jeudi », au milieu d'un compte rendu de réunion.
• « Si vous pouvez nous transmettre la version finale, nous la relirons », à la fin d'un long e-mail.
• « Tenez-nous au courant », ce qui veut dire que quelqu'un attend une réponse.
• Une pièce jointe avec un formulaire à remplir, sans aucune phrase qui le demande.

Quand vous lisez un e-mail, cherchez les verbes qui vous impliquent : envoyer, relire, confirmer, dire, transmettre, préparer. S'il y en a un avec une date ou votre nom à proximité, il y a une demande, même si le ton est informatif.

Quand la demande concerne quelqu'un d'autre

Parfois, l'e-mail vous demande quelque chose qu'une autre personne doit faire : un collègue, un fournisseur, le cabinet comptable. Dans ce cas, votre tâche n'est pas de faire le travail, mais de vous assurer que quelqu'un le fait.

Transformez-la quand même en tâche, mais formulez-la comme ce que vous ferez vous-même : « Demander la déclaration de TVA au cabinet comptable » ou « Confirmer que Marc a envoyé l'échantillon ». Ainsi, quand l'autre personne répondra, vous saurez que vous pouvez la clôturer, et si elle ne répond pas, vous aurez le rappel pour relancer.

Un exemple complet

Un lundi à neuf heures, ce message d'un client arrive : « Bonjour ! Comme convenu, je vous envoie le brief. Si vous pouvez nous transmettre une proposition avant vendredi, parfait. Au fait, nous n'avons toujours pas reçu la facture d'octobre. »

Il y a deux demandes et un document. La décision prend une minute :

1. Vous créez la tâche « Préparer la proposition pour le client » datée de jeudi (pour garder de la marge avant vendredi), avec l'e-mail en lien, qui contient le brief en pièce jointe.
2. Vous créez la micro-tâche « Renvoyer la facture d'octobre au client » pour aujourd'hui.
3. Vous marquez l'e-mail comme fait : il n'a plus besoin d'être dans la boîte de réception, car les deux demandes sont dans la liste et l'e-mail y reste relié.

Jeudi, quand vous ouvrez la tâche, vous avez le brief et les mots exacts du client à côté, sans rien chercher.

Plusieurs comptes, une seule liste

Si vous utilisez plus d'un compte de messagerie (travail, personnel, une adresse qu'un client vous a donnée), les demandes arrivent par des canaux différents. Si chaque compte a sa propre liste de choses à faire, vous finissez par en avoir trois.

Il est plus simple de réunir les comptes dans une seule boîte de réception et d'avoir une seule liste de tâches, où chaque tâche se souvient de quel compte et de quel message elle vient.

Une revue de 15 minutes

Même en tranchant chaque message sur le moment, certaines demandes vous échappent. Une revue courte et régulière, par exemple en début de journée et avant de partir, les rattrape :

1. Regardez les e-mails reportés qui arrivent à échéance aujourd'hui et décidez de leur sort.
2. Vérifiez les fils où quelqu'un attend votre réponse.
3. Passez en revue les nouvelles tâches du jour et vérifiez qu'elles ont une date et une origine.

Quinze minutes par jour, c'est moins que le temps perdu à chercher un e-mail qui « était quelque part par là ».

Où intervient un assistant

Un assistant avec IA peut aider à ne pas laisser filer les demandes : il lit l'e-mail et vous propose d'en créer la tâche, avec la date et l'origine en lien. L'important, c'est qu'il propose et n'agisse pas seul : c'est vous qui savez si cette demande est prioritaire, si vous en avez déjà parlé au téléphone ou si elle concerne quelqu'un d'autre.

Dans duokim, Kim lit ce que vous le laissez voir et vous propose de répondre, de créer une tâche ou de planifier un rendez-vous. Vous approuvez, modifiez ou écartez, et ce que vous approuvez peut être annulé.

Comment tout est relié dans duokim

Questions fréquentes

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