Que sont les micro-tâches et pourquoi elles vous soulagent

Qu'est-ce qu'une micro-tâche

Une micro-tâche est une action concrète que vous pouvez terminer en 30 minutes ou moins, généralement d'une traite et sans rien préparer. « Confirmer l'heure de la réunion », « envoyer le devis signé » ou « demander le numéro de commande » en sont des exemples.

La différence avec une tâche n'est pas l'importance, mais la forme. Une tâche, comme « préparer la proposition pour un client », demande du temps, des étapes et, souvent, une date. Une micro-tâche n'a pas d'étapes : soit vous la faites, soit vous ne la faites pas.

Dans duokim, nous appliquons une règle simple : plus de 30 minutes, tâche ; 30 minutes ou moins, micro-tâche ; et 5 minutes ou moins, « micro ». Pas besoin de chronométrer quoi que ce soit : c'est une façon rapide de décider où va chaque chose.

Pourquoi les petites choses pèsent autant

Les petites choses ont un problème : elles sont nombreuses. Une liste avec dix tâches de deux heures et quarante choses de cinq minutes ressemble à une montagne, alors que les quarante petites choses réunies ne remplissent peut-être même pas une matinée.

Quand les petites et les grandes cohabitent dans la même liste, il se passe deux choses. D'abord, les petites vous détournent des grandes : chaque fois que vous ouvrez la liste pour travailler sur quelque chose d'important, vous en voyez cinq faciles que vous faites « tant que vous y êtes ». Ensuite, les grandes font paraître les petites peu importantes, et vous les repoussez jusqu'à ce que quelqu'un vous les réclame.

Les séparer n'a rien d'une méthode miracle. C'est de l'ordre : chaque type de travail a son moment et sa place.

Comment reconnaître une micro-tâche

Trois questions vous permettent de trancher en une seconde :

• Puis-je la faire maintenant, sans rien préparer ? S'il vous faut chercher des documents, réfléchir à une stratégie ou parler à trois personnes, c'est une tâche.
• A-t-elle une seule étape ? Si vous pouvez la décrire avec un verbe et un complément (« envoyer la facture »), c'est probablement une micro-tâche.
• Tient-elle en 30 minutes ? En cas de doute, c'est une tâche : mieux vaut voir petit que la laisser à moitié faite.

Si une micro-tâche grossit pendant que vous la faites (l'appel qui devait durer cinq minutes ouvre un nouveau sujet), ce n'est pas grave : clôturez-la et créez une nouvelle tâche pour ce qui est apparu.

Quatre façons d'alléger la charge

1. Notez-les là où elles naissent. La plupart viennent d'un e-mail ou d'une réunion. Si vous les notez à ce moment-là, vous n'avez plus à vous en souvenir.
2. Regroupez-les. Réservez un bloc de 30 ou 45 minutes pour en liquider plusieurs d'affilée. Changer de contexte coûte moins quand elles se ressemblent toutes.
3. Décidez en trois actions. Face à chaque micro-tâche : fait, plus tard ou retirer. Si vous ne la ferez jamais, la retirer, c'est aussi avancer.
4. N'en faites pas des projets. Une micro-tâche n'a besoin ni d'étiquettes, ni de priorités en couleurs, ni de sous-tâches. Moins il y a de gestion, mieux c'est.

Certains appliquent la règle des deux minutes de la méthode GTD : si une chose se fait en deux minutes, faites-la maintenant. Cela marche bien pour les « micro », mais pas pour toutes les micro-tâches : si vous passez la journée à faire des choses de deux minutes, vous n'arrivez jamais aux tâches qui comptent. C'est pourquoi il vaut la peine d'avoir un bloc réservé.

L'origine compte

Une micro-tâche sans contexte est un piège. « Répondre à Marta » ne vous dit ni à quel sujet, ni où est l'e-mail, ni ce qu'elle vous a demandé. Quand vous vous y mettez, vous perdez plus de temps à chercher le contexte qu'à la faire.

C'est pourquoi il est utile que chaque micro-tâche se souvienne d'où elle vient : le message, la réunion ou la note. L'ouvrir avec l'e-mail d'origine à côté transforme un travail de dix minutes en un travail de deux.

Dans duokim, quand vous transformez un e-mail en tâche ou en micro-tâche, l'origine reste en lien. Et Kim, l'assistant, peut vous proposer de la créer quand il lit un message qui le demande ; vous décidez de la créer, de la modifier ou de l'écarter.

Erreurs fréquentes

Quand on commence à séparer tâches et micro-tâches, il est facile de tomber dans quelques pièges :

• Tout classer en micro-tâche pour que la liste paraisse plus courte. Une tâche de deux heures découpée en « micro-tâches » d'une demi-heure reste une tâche, et vous perdez la vue d'ensemble.
• Faire les micro-tâches en premier « pour s'en débarrasser » chaque jour. Si elles passent toujours en premier, les tâches importantes restent pour les heures où vous avez le moins d'énergie.
• Ne jamais les clôturer tout à fait. Une micro-tâche « presque faite » pèse autant qu'une nouvelle. Si vous ne pouvez pas la terminer, remettez-la dans la liste avec ce qui manque.
• Les noter sans verbe. « Facture Joan » ne dit pas si vous devez l'envoyer, la vérifier ou la payer. Un verbe au début évite une relecture.

Aucune de ces erreurs n'est grave. On les corrige en regardant la liste une fois par semaine et en se demandant si chaque chose est à sa place.

Un exemple de journée ordinaire

Imaginez un mardi avec trois réunions et une trentaine d'e-mails. Avant le déjeuner, vous avez :

• une tâche : préparer la proposition pour le nouveau client (deux heures, avec des données à demander) ;
• six micro-tâches : confirmer une réunion, envoyer un contrat, demander une facture, répondre à une question courte, réserver une salle et transférer un document.

Si vous mélangez tout, il est facile de passer la matinée sur les six petites choses et de laisser la proposition pour l'après-midi, quand vous êtes déjà fatigué. Si vous les séparez, vous pouvez faire la proposition à la première heure et liquider les six micro-tâches dans un bloc de 40 minutes après le déjeuner.

Ce qui change, ce n'est pas la quantité de travail, mais ce que vous ressentez face à la liste : vous avez une chose importante et un groupe de petites choses, pas trente-six tâches en attente identiques.

Comment fonctionnent les tâches et micro-tâches dans duokim

Questions fréquentes

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