Què són les microtasques i per què et treuen pes de sobre

Què és una microtasca

Una microtasca és una acció concreta que pots acabar en 30 minuts o menys, normalment d'una tirada i sense haver de preparar res. «Confirmar l'hora de la reunió», «enviar el pressupost signat» o «demanar el número de comanda» en són exemples.

La diferència amb una tasca no és la importància, sinó la forma. Una tasca, com «preparar la proposta per a un client», demana temps, passos i, sovint, una data. Una microtasca no té passos: o la fas o no la fas.

A duokim fem servir una regla simple: més de 30 minuts, tasca; 30 minuts o menys, microtasca; i si són 5 minuts o menys, «micro». No cal cronometrar res: és una manera ràpida de decidir on va cada cosa.

Per què pesen tant les coses petites

Les coses petites tenen un problema: n'hi ha moltes. Una llista amb deu tasques de dues hores i quaranta coses de cinc minuts sembla una muntanya, tot i que les quaranta coses petites juntes potser no arriben a un matí.

Quan les petites i les grans conviuen a la mateixa llista passen dues coses. La primera, que les petites et distreuen de les grans: cada vegada que obres la llista per treballar en una cosa important, en veus cinc de fàcils que «ja que hi soc» fas ara. La segona, que les grans fan que les petites semblin poc importants i les vas posposant fins que algú te les reclama.

Separar-les no és cap mètode màgic. És ordre: cada tipus de feina té el seu moment i el seu lloc.

Com reconèixer una microtasca

Tres preguntes et serveixen per decidir-ho en un segon:

• Ho puc fer ara, sense preparar res? Si et cal buscar documents, pensar una estratègia o parlar amb tres persones, és una tasca.
• Té un sol pas? Si la pots descriure amb un verb i un objecte («enviar la factura»), probablement és una microtasca.
• Cap en 30 minuts? Si dubtes, és una tasca: millor quedar-se curt que deixar-la a mitges.

Si una microtasca creix mentre la fas (la trucada que havia de ser de cinc minuts obre un tema nou), no passa res: tanca-la i crea una tasca nova per al que ha sortit.

Quatre maneres de treure'n pes

1. Apunta-les on neixen. La majoria surten d'un correu o d'una reunió. Si les apuntes en aquell moment, ja no les has de recordar.
2. Agrupa-les. Reserva un bloc de 30 o 45 minuts per liquidar-ne unes quantes seguides. Canviar de context costa menys quan totes s'assemblen.
3. Decideix en tres accions. Davant de cada microtasca: fet, després o treure. Si no la faràs mai, treure-la també és avançar.
4. No les converteixis en projectes. Una microtasca no necessita etiquetes, prioritats de colors ni subtasques. Com menys gestió, millor.

Hi ha qui aplica la regla dels dos minuts del mètode GTD: si una cosa es fa en dos minuts, fes-la ara. Funciona bé per a les «micro», però no per a totes les microtasques: si et passes el dia fent coses de dos minuts, no arribes mai a les tasques que importen. Per això val la pena tenir un bloc reservat.

L'origen importa

Una microtasca sense context és una trampa. «Respondre a la Marta» no et diu sobre què, ni on és el correu, ni què et va demanar. Quan arribes a fer-la, perds més temps buscant el context que fent-la.

Per això és útil que cada microtasca recordi d'on ve: el missatge, la reunió o la nota. Obrir-la i tenir el correu original al costat converteix una cosa de deu minuts en una de dos.

A duokim, quan converteixes un correu en tasca o microtasca, l'origen hi queda enllaçat. I Kim, l'assistent, et pot proposar crear-la quan llegeix un missatge que en demana una; tu decideixes si la crees, l'edites o la descartes.

Errors habituals

Quan comences a separar tasques i microtasques, és fàcil caure en alguns paranys:

• Posar-ho tot com a microtasca perquè la llista sembli més curta. Una tasca de dues hores partida en «microtasques» de mitja hora continua sent una tasca, i perds la visió del conjunt.
• Fer les microtasques primer «per treure-les del mig» cada dia. Si sempre van primer, les tasques importants queden per a les hores de menys energia.
• No tancar-les mai del tot. Una microtasca que queda «quasi feta» pesa com una de nova. Si no la pots acabar, torna-la a la llista amb el que falta.
• Apuntar-les sense verb. «Factura Joan» no diu si l'has d'enviar, revisar o pagar. Un verb al principi estalvia una relectura.

Cap d'aquests errors és greu. Es corregeixen mirant la llista un cop per setmana i preguntant-te si cada cosa és al lloc que li toca.

Un exemple d'un dia normal

Imagina un dimarts amb tres reunions i una trentena de correus. Abans de dinar tens:

• una tasca: preparar la proposta per al client nou (dues hores, amb dades que has de demanar);
• sis microtasques: confirmar una reunió, enviar un contracte, demanar una factura, respondre una pregunta curta, reservar una sala i reenviar un document.

Si ho barreges tot, és fàcil passar el matí amb les sis coses petites i deixar la proposta per a la tarda, quan ja estàs cansat. Si les separes, pots fer la proposta a primera hora i liquidar les sis microtasques en un bloc de 40 minuts després de dinar.

El que canvia no és la quantitat de feina, sinó com et sents davant la llista: tens una cosa important i un grup de coses petites, no trenta-sis pendents iguals.

Com funcionen les tasques i microtasques a duokim

Preguntes freqüents

Article de l'equip de duokim. Si hi veus un error, escriu-nos i el corregirem.