Qué son las microtareas y por qué te quitan peso de encima

Qué es una microtarea

Una microtarea es una acción concreta que puedes terminar en 30 minutos o menos, normalmente de una vez y sin tener que preparar nada. «Confirmar la hora de la reunión», «enviar el presupuesto firmado» o «pedir el número de pedido» son ejemplos.

La diferencia con una tarea no es la importancia, sino la forma. Una tarea, como «preparar la propuesta para un cliente», pide tiempo, pasos y, a menudo, una fecha. Una microtarea no tiene pasos: o la haces o no la haces.

En duokim usamos una regla simple: más de 30 minutos, tarea; 30 minutos o menos, microtarea; y si son 5 minutos o menos, «micro». No hace falta cronometrar nada: es una manera rápida de decidir dónde va cada cosa.

Por qué pesan tanto las cosas pequeñas

Las cosas pequeñas tienen un problema: hay muchas. Una lista con diez tareas de dos horas y cuarenta cosas de cinco minutos parece una montaña, aunque las cuarenta cosas pequeñas juntas quizá no lleguen a una mañana.

Cuando las pequeñas y las grandes conviven en la misma lista pasan dos cosas. La primera, que las pequeñas te distraen de las grandes: cada vez que abres la lista para trabajar en algo importante, ves cinco fáciles que «ya que estoy» haces ahora. La segunda, que las grandes hacen que las pequeñas parezcan poco importantes y las vas posponiendo hasta que alguien te las reclama.

Separarlas no es ningún método mágico. Es orden: cada tipo de trabajo tiene su momento y su lugar.

Cómo reconocer una microtarea

Tres preguntas te sirven para decidirlo en un segundo:

• ¿Lo puedo hacer ahora, sin preparar nada? Si tienes que buscar documentos, pensar una estrategia o hablar con tres personas, es una tarea.
• ¿Tiene un solo paso? Si la puedes describir con un verbo y un objeto («enviar la factura»), probablemente es una microtarea.
• ¿Cabe en 30 minutos? Si dudas, es una tarea: mejor quedarse corto que dejarla a medias.

Si una microtarea crece mientras la haces (la llamada que iba a ser de cinco minutos abre un tema nuevo), no pasa nada: ciérrala y crea una tarea nueva para lo que ha salido.

Cuatro maneras de quitarles peso

1. Apúntalas donde nacen. La mayoría salen de un correo o de una reunión. Si las apuntas en ese momento, ya no tienes que recordarlas.
2. Agrúpalas. Reserva un bloque de 30 o 45 minutos para liquidar unas cuantas seguidas. Cambiar de contexto cuesta menos cuando todas se parecen.
3. Decide en tres acciones. Ante cada microtarea: hecho, después o quitar. Si no la vas a hacer nunca, quitarla también es avanzar.
4. No las conviertas en proyectos. Una microtarea no necesita etiquetas, prioridades de colores ni subtareas. Cuanta menos gestión, mejor.

Hay quien aplica la regla de los dos minutos del método GTD: si algo se hace en dos minutos, hazlo ahora. Funciona bien para las «micro», pero no para todas las microtareas: si te pasas el día haciendo cosas de dos minutos, nunca llegas a las tareas que importan. Por eso vale la pena tener un bloque reservado.

El origen importa

Una microtarea sin contexto es una trampa. «Responder a Marta» no te dice sobre qué, ni dónde está el correo, ni qué te pidió. Cuando llegas a hacerla, pierdes más tiempo buscando el contexto que haciéndola.

Por eso es útil que cada microtarea recuerde de dónde viene: el mensaje, la reunión o la nota. Abrirla y tener el correo original al lado convierte algo de diez minutos en algo de dos.

En duokim, cuando conviertes un correo en tarea o microtarea, el origen queda enlazado. Y Kim, el asistente, te puede proponer crearla cuando lee un mensaje que la pide; tú decides si la creas, la editas o la descartas.

Errores habituales

Cuando empiezas a separar tareas y microtareas, es fácil caer en algunas trampas:

• Ponerlo todo como microtarea para que la lista parezca más corta. Una tarea de dos horas partida en «microtareas» de media hora sigue siendo una tarea, y pierdes la visión de conjunto.
• Hacer las microtareas primero «para quitarlas de en medio» cada día. Si siempre van primero, las tareas importantes quedan para las horas de menos energía.
• No cerrarlas nunca del todo. Una microtarea que queda «casi hecha» pesa como una nueva. Si no la puedes terminar, devuélvela a la lista con lo que falta.
• Apuntarlas sin verbo. «Factura Joan» no dice si la tienes que enviar, revisar o pagar. Un verbo al principio ahorra una relectura.

Ninguno de estos errores es grave. Se corrigen mirando la lista una vez por semana y preguntándote si cada cosa está en el lugar que le toca.

Un ejemplo de un día normal

Imagina un martes con tres reuniones y una treintena de correos. Antes de comer tienes:

• una tarea: preparar la propuesta para el cliente nuevo (dos horas, con datos que tienes que pedir);
• seis microtareas: confirmar una reunión, enviar un contrato, pedir una factura, responder una pregunta corta, reservar una sala y reenviar un documento.

Si lo mezclas todo, es fácil pasar la mañana con las seis cosas pequeñas y dejar la propuesta para la tarde, cuando ya estás cansado. Si las separas, puedes hacer la propuesta a primera hora y liquidar las seis microtareas en un bloque de 40 minutos después de comer.

Lo que cambia no es la cantidad de trabajo, sino cómo te sientes ante la lista: tienes una cosa importante y un grupo de cosas pequeñas, no treinta y seis pendientes iguales.

Cómo funcionan las tareas y microtareas en duokim

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